दर्ता र चलानी (Registration And Dispatch)

दर्ता (Registration)

→ कार्यालयमा प्राप्त भएका पत्र तथा निवेदनहरुको व्यवस्थित एवं क्रमबद्ध अभिलेख राख्ने कार्यलाई दर्ता भनिन्छ। 
→ दर्ता गर्दा कार्यालयमा कहिले, कहाँबाट, कुन विषयमा चिठीपत्र/निवेदन प्राप्त भयो भन्ने सम्बन्धमा अभिलेख राख्ने गरिन्छ। 
→ कार्यालयमा प्राप्त भएका चिठी पत्र/निवेदनहरुको प्रारम्भिक अभिलेख सुरक्षीित राख्न तथा बैधानिकता र आधिकारिकता पुष्टि गर्न दर्ता गर्ने गरिन्छ। 
→ यो कार्यालय कार्यविधिको प्रारम्भिक चरण हो।
→ दर्ता सम्बन्धी अभिलेख राखिने किताबलाई दर्ता किताब(Registration Book) भनिन्छ। 
→ हरेक आर्थिक वर्षका लागि छूट्टाछुट्टै दर्ता किताबको प्रयोग गरिन्छ।
→ हालका दिनहरुमा कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोग गरी दर्ता गर्ने प्रचलन समेत अभ्यासमा छ। 
→ दर्ता सम्बन्धी कार्य गर्नका लागि प्रत्येक कार्यालयमा दर्ता फाँटको व्यवस्था गरिएको हुन्छ। 
→ यो मूल दर्ता/गोश्वारा दर्ता र शाखा दर्ता गरी दुई प्रकारको हुन्छ। 

दर्ताको आवश्यकता/महत्व

→ कार्यालयमा प्राप्त चिठी पत्रहरुको अभिलेख सुरक्षित राख्न, 
→ पत्र/निवेदनहरु आवश्यकता परेका बखत सजिलै प्राप्त गर्न,

→ व्यवस्थापनलाई आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउन, 
→ भविष्यमा प्रमाणको रुपमा पेश गर्न, 
→ कार्यालयका शाखाहरुलाई कार्य बोझबारे जानकारी गराउन,
→ कार्य सम्पादनको आधार तय गर्न,
→ अभिलेख व्यवस्थापनमा प्रभावकारीता हासिल गर्न । 

दर्ता किताबको ढाँचा

दर्ता गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु

→ प्राप्त पत्र/निवेदन आफ्नो कार्यालयसँग सम्बन्धित छ/छैन बिचार गर्नुपर्दछ,
→ प्राप्त पत्र/निवेदन आधिकारिकता र रीत पुगे नपुगेको हेर्नुपर्दछ,
→ म्याद जाने खालका निवेदन/पत्रहरुको तोकिएको म्याद भित्र आए नआएको हेर्नुपर्दछ, 
→ दर्ता किताबको महलहरुमा पुरा विवरण उल्लेख गर्नु पर्दँ र प्राप्त पत्र/निवेदनमा दर्ता नम्बर र दर्ता मिति उल्लेख गर्नुपर्दछ, 
→ पत्रको प्रकृति (तुरुन्त, अति जरुरी, जरुरी, साधारण, गोप्य, अतिगोप्य) हेरी तदनुरुप दर्ता गर्नुपर्दछ,
→ दर्ता गरिसकेपछि उक्त पत्र/निवेदन सम्बन्धित शाखामा पठाउनु पर्दछ।

चलानी (Dispatching)

→ कार्यालयबाट विभिन्न निकाय वा व्यक्तिलाई पठाइने चिठी पत्रहरुको व्यवस्थित एवम् क्रमबद्ध अभिलेख राख्ने कार्यलाइ चलानी भनिन्छ। 
→  कार्यालयबाट बाहिरिएका चिठी पत्रहरुको अभिलेख सुरक्ष‍ित राख्न तथा बैधानिकता र आधिकारिकता पुष्टि गर्न चलानी गर्ने गरिन्छ। 

→ कार्यालयबाट कहिले, कहाँ, कुन विषयमा कसरी चिठी पत्र पठाइएको हो भन्ने सम्बन्धमा अभिलेख राख्ने किताबलाई चलानी किताब भनिन्छ। 

→ हरेक आर्थिक वर्षका लागीि फरक फरक चलानी किताबको प्रयोग गरिन्छ। 

→ चलानी सम्बन्धी कार्य गर्नका लागि प्रत्येक कार्यालयमा चलानी फाँटको व्यवस्था गरिएको हुन्छ। 

→ हालका दिनहरुमा कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोग गरी चलानी गर्ने प्रचलन समेत अभ्यासमा छ। 

→ यो मूल/गोश्वारा चलानी र शाखा चलानी गरी दुई प्रकारको हुन्छ।

चलानीको आवश्यकता/महत्व

→  पत्रलाई आधिकारिकता प्रदान गर्न,

→ कार्यालयबाट अन्यत्र पठाइएका पत्रहरुको अभिलेख सुरक्षित राख्न, 

→ व्यवस्थापनलाई आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउन, 

→  भविष्यमा प्रमाणको रुपमा पेश गर्न, 

→ कार्यालयको कार्य सम्पादनमा सहजीकरण गर्न, 

→ अभिलेख व्यवस्थापनमा प्रभावकारिता हासिल गर्न । 

चलानी किताबको ढाँचा

चलानी गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु

→ चलानी गरिने पत्रको विषय तथा विवरण स्पष्ट भए नभएको हेर्नु पर्दछ, 

→ चलानी गरिने पत्रमा पत्र पठाउने र पाउनेको नाम, ठेगाना प्रष्ट भए नभएको हुर्नुपर्दछ,

→ पत्रको मिति, पत्रसंख्या, छाप, अधिकारीको नाम र हस्ताक्षर छ छैन विचार गर्नुपर्दछ,

→ चलानी कितानको महलहरुमा तोकिएको विवरण भर्नु पर्दछ,

→ प्रेषित गरिने पत्रमा चलानी नं. उल्लेख गर्नु पर्दछ,

→ पत्रको खाममा प्रेषक र प्रापकको नाम, ठेगाना, पत्र संख्या तथा चलानी नम्बर उल्लेख गर्नुपर्दछ,

→ जरुरी, अति जरुरी, तुरुन्त तथा गोप्य/अति गोप्य भए पत्रको शीर्ष भाग र बाहिरी खाममा सो समेत उल्लेख गर्नु पर्दछ,

→ चलानी गरिएको पत्रलाई फ्याक्स, इमेल, हुलाक, कार्यालय सहयोगी जस्ता माश्यमबाट सम्बन्धित कार्यालयमा पठाउनु पर्दछ र सोको अभिलेख समेत चलानी किताबमा राख्नु पर्दछ।

नेपालमा दर्ता चलानी सम्बन्धी समस्याहरु

→ चिठीको  पूरा विवरण उल्लेख नगरी दर्ता चलानी गरिन्छ,

→ दर्ता चलानी सम्बन्धी स्पष्ट कार्यविधि छैन,

→ कार्यालयमा दर्ता चलानी सम्बन्धी कार्यले प्राथमिकता नपाउनु,

→ सबै कार्यालयहरुमा दर्ता चलानी फाँटको व्यवस्था नहुनु,

→ बिच बिचमा क्रम संख्या छोडेर दर्ता चलानी गरिनु,

→ दर्ता चलानी फाँटमा उत्प्रेरित कर्मचारीको अभाव,

→ कम्प्युटरीकृत दर्ता चलानी प्रणाली अनुशरण गर्न नसक्नु ।